Proses penerimaan barang (inbound) di Warehouse Biteship adalah langkah awal dalam pengelolaan stok yang memastikan barang yang diterima sesuai dengan data dan dalam kondisi baik. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam proses inbound di Warehouse Biteship secara lebih spesifik:
1. Pemberitahuan Kedatangan Barang (Pre-Alert)
Sebelum barang tiba di warehouse, pengirim wajib mengirimkan pemberitahuan kedatangan barang melalui sistem atau email yang disediakan Biteship. Informasi yang harus disertakan meliputi:
- Nama pengirim dan perusahaan
- Nomor resi atau dokumen pengiriman
- Deskripsi barang (jenis, merek, dan spesifikasi utama)
- Jumlah dan berat barang
- Estimasi waktu kedatangan
- Instruksi khusus terkait penyimpanan atau penanganan barang
2. Penerimaan Barang di Warehouse
Ketika barang tiba di warehouse, tim warehouse akan melakukan beberapa langkah berikut:
- Verifikasi dokumen pengiriman dengan sistem Biteship.
- Memeriksa kondisi kemasan luar untuk memastikan tidak ada kerusakan saat pengiriman.
- Menimbang dan mengukur dimensi barang untuk dicocokkan dengan informasi yang diberikan.
- Menggunakan scanner barcode/RFID jika tersedia untuk mempercepat proses pencatatan.
3. Pengecekan Kualitas Barang
Barang yang telah diterima akan melewati proses pengecekan lebih lanjut, meliputi:
- Membuka kemasan jika diperlukan untuk memastikan isi sesuai dengan deskripsi.
- Memeriksa apakah ada kerusakan, cacat, atau kelainan pada barang.
- Mengambil foto dokumentasi untuk barang tertentu yang memerlukan verifikasi visual.
- Mencatat setiap perbedaan antara jumlah barang yang diterima dan jumlah yang dilaporkan oleh pengirim.
4. Pencatatan dan Input Data ke Sistem
Jika barang telah diverifikasi, tim warehouse akan memasukkan data ke dalam sistem manajemen gudang (WMS), mencakup:
- SKU (Stock Keeping Unit) atau kode unik barang.
- Jumlah barang yang diterima.
- Kondisi barang (baik, rusak, atau perlu perbaikan).
- Lokasi penyimpanan yang ditentukan dalam warehouse.
- Nomor batch atau tanggal kadaluarsa (jika relevan).
5. Penyimpanan Barang
Barang akan disimpan di lokasi yang sesuai berdasarkan kategori dan sifat barang dengan memperhatikan:
- Sistem FIFO (First In First Out) untuk barang dengan masa simpan panjang.
- Sistem FEFO (First Expired First Out) untuk barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa.
- Penyimpanan barang dengan tingkat keamanan tertentu untuk produk bernilai tinggi.
- Pengaturan suhu dan kelembaban jika barang memerlukan kondisi penyimpanan khusus.
6. Konfirmasi Penerimaan Barang
Setelah proses penyimpanan selesai, tim warehouse akan mengirimkan laporan penerimaan kepada pengirim. Laporan ini berisi:
- Detail barang yang telah diterima dan lokasi penyimpanan.
- Foto dokumentasi barang jika ada perbedaan dengan laporan awal.
- Catatan terkait barang yang rusak atau tidak sesuai.
- Status stok yang diperbarui dalam sistem.
7. Penyelesaian dan Rekonsiliasi
Jika ada perbedaan jumlah atau kondisi barang yang tidak sesuai dengan pemberitahuan awal, tim warehouse akan berkoordinasi dengan pengirim untuk:
- Mengajukan klaim barang rusak dan melakukan pengembalian jika diperlukan.
- Melakukan pengecekan ulang dengan supplier atau jasa pengiriman.
- Mengupdate data stok sesuai hasil investigasi.
- Memberikan solusi penyimpanan atau pemrosesan lebih lanjut sesuai kebijakan warehouse.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Warehouse Biteship memastikan proses inbound berjalan dengan lancar, akurat, dan efisien. Jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut mengenai proses ini, silakan hubungi support@biteship.com.