Adjustment stok adalah fitur pada WMS Biteship yang memungkinkan Anda menyesuaikan jumlah stok produk di gudang, baik untuk menambah maupun mengurangi kuantitas. Fitur ini digunakan saat ada selisih stok akibat kerusakan barang, kehilangan, hasil stock opname, atau koreksi data.
Berbeda dengan pergerakan stok biasa (masuk atau keluar melalui pesanan), adjustment stok WMS Biteship melalui proses persetujuan supervisor terlebih dahulu sebelum jumlah stok benar-benar diperbarui di sistem. Hal ini menjaga akurasi data inventori dan memastikan setiap perubahan stok tercatat dengan jelas dalam riwayat audit.
Artikel ini akan membantu Anda memahami:
- Apa itu adjustment stok dan kapan fitur ini digunakan
- Cara membuat permintaan adjustment stok melalui Dashboard Biteship
- Cara mengunggah banyak SKU sekaligus melalui Bulk Upload CSV
- Proses persetujuan (approval) oleh supervisor
- Arti setiap status pada adjustment stok
1. Apa Itu Adjustment Stok pada WMS Biteship?
Adjustment stok adalah permintaan perubahan jumlah stok suatu produk (SKU) di lokasi gudang tertentu. Setiap adjustment memiliki dua kategori tipe:
- Balancing: penyesuaian manual, misalnya karena hasil stock opname atau perpindahan stok.
- Badstock: penyesuaian karena masalah kualitas barang, seperti barang rusak.
Untuk setiap SKU yang diajukan, Anda dapat memilih apakah ingin Tambah atau Kurangi stok. Permintaan adjustment yang Anda buat tidak langsung mengubah stok, melainkan perlu disetujui oleh supervisor terlebih dahulu. Setelah disetujui, sistem akan mengeksekusi perubahan stok secara otomatis.
Perlu diketahui, menu Adjustments memiliki dua tab, yaitu Adjustment Stock (membahas perubahan kuantitas stok, dibahas pada artikel ini) dan Adjustment Expiration Date (untuk mengubah tanggal kedaluwarsa stok yang sudah tersimpan di bin). Kedua fitur ini berbeda fungsi, jadi pastikan Anda berada di tab yang sesuai.
Catatan: Menu Adjustments hanya tersedia untuk pengguna dengan peran admin pada akun Anda. Jika Anda tidak melihat menu ini, hubungi admin akun Biteship Anda atau tim Support Biteship.
2. Cara Membuat Adjustment Stok Melalui Dashboard Biteship
Melalui Dashboard Biteship
- Masuk ke Dashboard Biteship, lalu pilih menu Adjustments pada bagian Inventory & Catalog.
- Pada halaman Stock Adjustments, pastikan Anda berada di tab Adjustment Stock, lalu klik tombol Create Adjustment.
- Anda akan masuk ke halaman Buat Penyesuaian Stok yang terdiri dari 3 langkah: Pilih SKU, Distribusi ke Bin, dan Tinjau & Kirim. Isi kolom Nama Pemohon dengan nama Anda, karena nama ini akan muncul pada riwayat audit adjustment.
Langkah 1: Pilih SKU dan Tipe Penyesuaian
- Ketik atau pindai (scan) SKU pada kolom Tambah SKU, lalu pilih produk yang ingin disesuaikan stoknya dari daftar yang muncul. Anda juga bisa menambahkan lebih dari satu SKU sekaligus.
- Untuk setiap SKU yang dipilih, tentukan Tipe Penyesuaian: klik + Tambah untuk menambah stok atau - Kurangi untuk mengurangi stok, lalu isi Kuantitas Penyesuaian. Jumlah pengurangan tidak boleh melebihi Stok Tersedia yang ditampilkan.
- Jika ingin mengajukan banyak SKU sekaligus, gunakan tombol Bulk Upload CSV. Unduh contoh format melalui tautan View Template Example, lalu isi kolom SKU, Quantity, Adjustment (isi dengan
addatauremove), User ID, dan Expiration Date (wajib diisi jika Adjustment berupaadddan produk memiliki tanggal kedaluwarsa). - Setelah semua SKU ditambahkan, klik Selanjutnya: Distribusi ke Bin.
Langkah 2: Distribusi ke Bin
- Untuk setiap SKU, tentukan bin (lokasi penyimpanan) yang akan menerima penambahan atau pengurangan stok. Gunakan tombol Distribusi Otomatis (FIFO) agar sistem otomatis mengalokasikan stok berdasarkan bin dengan stok terlama, atau atur secara manual per bin.
- Jika produk memiliki tanggal kedaluwarsa dan Anda menambah stok, isi kolom Kedaluwarsa pada bin tujuan.
- Isi kolom Alasan Penyesuaian dengan penjelasan minimal 10 karakter, misalnya alasan kerusakan barang atau hasil stock opname.
- Klik Selanjutnya: Tinjau & Kirim.
Langkah 3: Tinjau dan Kirim
- Periksa kembali ringkasan SKU, distribusi bin, dan alasan penyesuaian yang telah Anda isi.
- Klik tombol Kirim Permintaan Penyesuaian. Permintaan Anda akan berstatus Pending dan menunggu persetujuan dari supervisor sebelum stok benar-benar diperbarui di sistem.
Persetujuan oleh Supervisor
- Supervisor perlu membuka detail adjustment yang berstatus Pending Approval, lalu klik Setujui atau Tolak.
- Pada proses persetujuan, supervisor perlu mengisi Nama Penanggung Jawab dan Password Penanggung Jawab yang diberikan oleh admin akun Anda. Jika menolak permintaan, supervisor wajib mengisi catatan penolakan minimal 10 karakter.
- Setelah disetujui, sistem akan mengeksekusi penyesuaian stok secara otomatis dan status akan berubah menjadi Completed dalam beberapa saat.
3. Memahami Status Adjustment Stok
- Pending - Menunggu Persetujuan: permintaan adjustment sudah dibuat dan menunggu persetujuan supervisor.
- Approved - Disetujui: permintaan telah disetujui dan sedang diproses untuk eksekusi otomatis oleh sistem.
- Rejected - Ditolak: permintaan ditolak oleh supervisor sehingga stok tidak berubah.
- Completed - Selesai: penyesuaian stok telah berhasil dieksekusi dan jumlah stok telah diperbarui.
- Cancelled - Dibatalkan: permintaan dibatalkan sebelum atau setelah disetujui (tidak berlaku untuk adjustment yang sudah selesai).
4. Tips Agar Proses Adjustment Stok Berjalan Lancar
- Isi alasan dengan jelas: tuliskan alasan penyesuaian secara spesifik (minimal 10 karakter) agar mudah ditelusuri saat audit di kemudian hari.
- Gunakan Bulk Upload CSV untuk banyak SKU: jika perlu menyesuaikan banyak produk sekaligus, gunakan fitur unggah massal agar lebih efisien dibanding menambahkan satu per satu.
- Periksa stok tersedia sebelum mengurangi: pastikan kuantitas pengurangan tidak melebihi stok yang tersedia di bin agar permintaan tidak gagal.
- Simpan kredensial persetujuan dengan aman: nama dan password penanggung jawab sebaiknya hanya diketahui oleh supervisor yang berwenang menyetujui adjustment.
5. FAQ Tentang Adjustment Stok WMS Biteship
Siapa yang bisa membuat adjustment stok?
Pembuatan permintaan adjustment stok dapat dilakukan oleh pengguna yang memiliki akses ke menu Adjustments pada Dashboard Biteship. Menu ini hanya tersedia untuk peran admin pada akun Anda.
Apakah stok langsung berubah setelah saya mengirim permintaan adjustment?
Tidak. Stok baru akan berubah setelah permintaan disetujui oleh supervisor dan sistem selesai mengeksekusinya secara otomatis. Status adjustment akan berubah menjadi Completed setelah proses ini selesai.
Apa perbedaan tipe Balancing dan Badstock?
Balancing digunakan untuk penyesuaian manual, misalnya hasil stock opname atau koreksi data. Badstock digunakan khusus untuk penyesuaian akibat masalah kualitas barang, seperti barang rusak.
Bagaimana jika permintaan adjustment saya ditolak?
Jika ditolak, status adjustment akan berubah menjadi Rejected dan stok tidak akan berubah. Anda dapat melihat catatan penolakan dari supervisor pada halaman detail adjustment, lalu membuat permintaan baru jika diperlukan.
Apakah permintaan adjustment yang sudah dibuat bisa dibatalkan?
Bisa, selama status adjustment masih Pending atau Approved. Adjustment yang sudah berstatus Completed tidak dapat dibatalkan.
Apa itu tab Adjustment Expiration Date?
Tab ini merupakan fitur terpisah untuk mengubah tanggal kedaluwarsa stok yang sudah tersimpan di bin, bukan untuk mengubah kuantitas stok. Jika Anda ingin menyesuaikan jumlah stok, gunakan tab Adjustment Stock.
Kesimpulan
Fitur adjustment stok pada WMS Biteship membantu Anda menjaga akurasi data inventori dengan proses yang tercatat dan melalui persetujuan supervisor, mulai dari pemilihan SKU, distribusi ke bin, hingga eksekusi otomatis oleh sistem. Untuk mempelajari pengelolaan gudang lainnya, Anda juga dapat melihat artikel terkait Cycle Count dan Bin Location di Biteship.
Jika Anda mengalami kendala saat membuat atau menyetujui adjustment stok, silakan hubungi tim Support Biteship melalui Dashboard Biteship untuk mendapatkan bantuan lebih lanjut.