Fitur import produk di WMS Biteship memungkinkan Anda mendaftarkan banyak produk sekaligus ke sistem gudang tanpa harus mengisi satu per satu secara manual. Fitur ini sangat berguna bagi seller yang baru bergabung dengan layanan Fulfillment Biteship dan perlu mendaftarkan puluhan hingga ratusan produk dalam sekali proses.
Proses import produk dilakukan dengan mengunduh template file Excel yang sudah disediakan, mengisi data produk dan varian sesuai format yang ditentukan, lalu mengunggah file tersebut ke dashboard. Sistem akan memvalidasi data secara otomatis dan menampilkan produk yang berhasil divalidasi sebelum Anda mengonfirmasi proses import.
Artikel ini akan membantu Anda memahami:
- Cara mengunduh dan mengisi template import produk
- Cara mengunggah file dan mengonfirmasi import
- Format dan aturan pengisian setiap kolom template
- Cara membaca hasil validasi dan menangani error
1. Batasan dan Ketentuan Import Produk di WMS Biteship
Sebelum memulai proses import, perhatikan ketentuan berikut:
- Batas maksimal: 100 varian per satu kali import.
- Format file: CSV, XLS, atau XLSX.
- Ukuran file: Maksimal 10 MB.
- Nama produk: Tidak boleh sama dengan produk yang sudah terdaftar di sistem.
- SKU: Setiap varian harus memiliki SKU yang unik dan belum terdaftar di sistem.
2. Cara Import Produk Melalui Dashboard Fulfillment Biteship
Langkah 1: Buka Halaman Import Produk
- Masuk ke dashboard Fulfillment Biteship, lalu pilih menu Products pada navigasi utama.
- Pastikan berada di tab Semua Produk, lalu klik tombol Import Produk di sebelah tombol Tambah Produk.
- Anda akan diarahkan ke halaman Import Product.
Langkah 2: Unduh Template File
- Pada halaman Import Product, klik tombol Download template untuk mengunduh file template Excel.
- Buka file template yang telah diunduh. File berisi kolom-kolom yang perlu Anda isi sesuai data produk Anda.
Langkah 3: Isi Template File
Isi setiap baris di template dengan data satu varian produk. Produk dengan beberapa varian diisi dalam beberapa baris dengan nama produk yang sama. Lihat panduan lengkap pengisian kolom pada bagian Panduan Pengisian Kolom Template di bawah.
Langkah 4: Unggah File
- Kembali ke halaman Import Product, lalu seret dan lepas (drag and drop) file yang sudah diisi ke area unggah, atau klik area tersebut untuk memilih file dari komputer Anda.
- Sistem akan memvalidasi isi file secara otomatis. Tunggu hingga proses selesai.
Langkah 5: Periksa Hasil Validasi
Setelah file diunggah, sistem menampilkan dua bagian:
- Produk Tidak Sesuai: Produk atau varian yang memiliki error dan tidak dapat diimport. Bagian ini hanya muncul jika ada data yang gagal validasi.
- Produk Sesuai: Produk yang berhasil divalidasi dan siap diimport.
- Periksa bagian Produk Tidak Sesuai jika ada. Perbaiki data di file template Anda sesuai pesan error yang ditampilkan.
- Jika ingin mengunggah ulang file yang sudah diperbaiki, klik tombol Import Ulang.
- Jika semua produk yang ingin diimport sudah masuk ke bagian Produk Sesuai, lanjutkan ke langkah berikutnya.
Langkah 6: Konfirmasi Import
- Klik tombol Import Produk di bagian bawah halaman.
- Sistem menampilkan dialog konfirmasi dengan pesan: "Apakah anda yakin keterangan produk anda sudah benar?"
- Klik Iya, saya yakin untuk melanjutkan, atau klik Tidak untuk membatalkan.
- Jika berhasil, sistem menampilkan notifikasi "Berhasil import file!" dan Anda akan diarahkan kembali ke halaman Products. Produk yang baru diimport akan muncul di tab Semua Produk.
3. Panduan Pengisian Kolom Template
Berikut adalah penjelasan setiap kolom dalam template import produk. Kolom yang bertanda Wajib harus diisi dan kolom Opsional dapat dikosongkan.
| Nama Kolom | Keterangan | Wajib / Opsional |
|---|---|---|
Item Group (Product) Name |
Nama produk. Semua baris dengan nama yang sama dianggap satu produk dengan beberapa varian. Tidak boleh sama dengan produk yang sudah terdaftar. | Wajib |
Item Group (Product) Description |
Deskripsi produk. Harus sama untuk semua baris dalam satu produk. | Wajib |
Item Group (Product) Category |
Kategori produk. Harus sama untuk semua baris dalam satu produk. Pilihan: Fashion, Kesehatan, Makanan & Minuman, Elektronik, Kecantikan, Perlengkapan Ibu & Bayi, Perlengkapan Rumah, Buku / Majalah / Alat Tulis, Olahraga & Outdoor, Hobi & Koleksi, Sparepart, Lainnya. | Wajib |
Item Group Memiliki Tanggal Kadaluarsa |
Apakah produk memiliki tanggal kedaluwarsa. Isi dengan Iya atau Tidak Harus sama untuk semua baris dalam satu produk. |
Wajib |
Item Group Packaging Option |
Jenis packaging. Harus sama untuk semua baris dalam satu produk. Pilihan yang valid: Bubble Wrap, Packaging Khusus, atau Tidak Menggunakan Packaging. |
Wajib |
Variant Item Title |
Nama varian (misalnya: Merah, Size L). Tidak boleh sama dalam satu produk. | Wajib |
SKU Code |
Kode SKU varian. Harus unik di seluruh file dan belum terdaftar di sistem. | Wajib |
Item Price (Rp) |
Harga varian dalam Rupiah. Hanya boleh berisi angka. | Wajib |
Length (cm) |
Panjang varian dalam sentimeter. Hanya boleh berisi angka. Harus sama untuk semua baris dalam satu produk. | Wajib |
Width (cm) |
Lebar varian dalam sentimeter. Hanya boleh berisi angka. Harus sama untuk semua baris dalam satu produk. | Wajib |
Height (cm) |
Tinggi varian dalam sentimeter. Hanya boleh berisi angka. Harus sama untuk semua baris dalam satu produk. | Wajib |
Weight (g) |
Berat varian dalam gram. Hanya boleh berisi angka. | Wajib |
Alternative SKU Code |
Kode SKU alternatif, misalnya kode dari marketplace atau barcode. Harus unik jika diisi dan belum terdaftar di sistem. | Opsional |
Item Group Image URL 1 |
URL gambar utama produk (bukan varian). | Opsional |
Variant Image URL 1 s/d Variant Image URL 5
|
URL gambar varian. Tersedia hingga 5 gambar per varian. | Opsional |
ID Product Location |
ID lokasi penyimpanan di gudang. Jika diisi, ID harus terdaftar di sistem lokasi gudang Anda. | Opsional |
4. Memahami Pesan Error pada Hasil Validasi
Jika ada data yang tidak valid, produk tersebut akan masuk ke bagian Produk Tidak Sesuai. Berikut adalah pesan error yang mungkin muncul beserta cara mengatasinya:
| Pesan Error | Penyebab dan Solusi |
|---|---|
| Item Group (Product) Name sudah terdaftar di sistem | Nama produk sudah ada di WMS Anda. Gunakan nama yang berbeda atau hapus produk lama jika ingin menggantinya. |
| Kategori Group (Product) harus diisi | Kolom Item Group (Product) Category kosong. Isi dengan salah satu kategori yang valid. |
| Deskripsi Produk harus diisi | Kolom Item Group (Product) Description kosong. Isi dengan deskripsi produk. max 300 karakter |
| Opsi kadaluarsa harus diisi | Kolom Item Group Memiliki Tanggal Kadaluarsa kosong. Isi dengan Iya atau Tidak. |
| Penulisan opsi kadaluarsa harus sesuai dengan format yang diberikan | Nilai kolom Item Group Memiliki Tanggal Kadaluarsa tidak sesuai. Pastikan hanya berisi Iya atau Tidak (dengan huruf kapital di awal). |
| Pengisian kategori Produk harus sama dalam satu grup | Kategori berbeda-beda untuk satu produk yang sama. Pastikan semua baris dengan nama produk yang sama memiliki kategori yang identik. |
| Deskripsi produk harus sama dalam satu item group | Deskripsi berbeda-beda untuk satu produk. Samakan deskripsi di semua baris produk tersebut. |
| Informasi panjang / lebar / tinggi item harus sama pada seluruh item group | Dimensi berbeda-beda untuk satu produk. Samakan nilai dimensi di semua baris produk tersebut. |
| Pengisian opsi packaging harus sama dalam satu grup | Jenis packaging berbeda-beda untuk satu produk. Samakan nilai packaging di semua baris produk tersebut. |
| Penulisan opsi packaging tidak sesuai dengan format yang disediakan | Nilai kolom Item Group Packaging Option tidak sesuai pilihan yang valid. Gunakan salah satu dari: Bubble Wrap, Packaging Khusus, atau Tidak Menggunakan Packaging. |
| Nama SKU tidak boleh sama | Ada dua atau lebih baris dengan SKU Code yang sama di dalam file. Pastikan setiap SKU unik. |
| SKU sudah terdaftar di sistem | SKU yang digunakan sudah ada di WMS Anda. Gunakan SKU yang berbeda. |
| Alternative SKU sudah terdaftar di sistem | Alternative SKU yang digunakan sudah terdaftar. Gunakan kode alternatif yang berbeda atau kosongkan kolom ini. |
| ID lokasi tidak terdaftar | Nilai ID Product Location tidak ditemukan di daftar lokasi gudang Anda. Kosongkan kolom ini atau gunakan ID lokasi yang benar. |
| Nama variant tidak boleh sama untuk 1 product | Ada dua varian dengan nama yang sama dalam satu produk. Pastikan setiap Variant Item Title unik dalam satu produk. |
5. Tips Agar Import Produk Berjalan Lancar
- Gunakan template resmi: Selalu gunakan template yang diunduh langsung dari halaman Import Product di dashboard. Jangan menggunakan file dari sumber lain karena nama kolom harus persis sama.
- Perhatikan batas 100 varian: Batas maksimal adalah 100 varian (bukan 100 produk) per satu kali import. Jika produk Anda memiliki banyak varian, bagi menjadi beberapa file import.
-
Samakan data level produk: Kolom
Item Group (Product) Description,Item Group (Product) Category,Item Group Memiliki Tanggal Kadaluarsa,Item Group Packaging Option, dan dimensi harus identik di semua baris yang memiliki nama produk yang sama. -
Penulisan harus persis: Nilai untuk kolom
Item Group Memiliki Tanggal Kadaluarsaharus ditulisIyaatauTidak(bukan "iya", "Ya", atau variasi lainnya). Nilai untukItem Group Packaging Optionjuga harus persis sesuai pilihan yang tersedia. - Kolom angka tidak boleh ada teks: Kolom harga, panjang, lebar, tinggi, dan berat hanya boleh berisi angka. Hindari menambahkan satuan seperti "cm" atau "g" langsung di dalam sel.
6. FAQ Tentang Import Produk di WMS Biteship
Berapa batas maksimal produk yang bisa diimport sekaligus?
Batas maksimalnya adalah 100 varian per satu kali import, bukan 100 produk. Jika sebuah produk memiliki 10 varian, maka satu file import hanya bisa memuat maksimal 10 produk tersebut. Untuk jumlah yang lebih besar, bagi menjadi beberapa file dan lakukan import secara bertahap.
Format file apa saja yang didukung?
Sistem mendukung file CSV, XLS, dan XLSX. Ukuran file maksimal adalah 10 MB.
Apakah produk yang sudah terdaftar bisa diimport ulang?
Tidak. Sistem akan menolak produk dengan nama yang sudah terdaftar di WMS Anda dengan pesan error "Item Group (Product) Name sudah terdaftar di sistem". Untuk memperbarui data produk yang sudah ada, gunakan fitur edit produk secara individual di halaman detail produk.
Apakah saya bisa mengimport produk dengan SKU yang sudah ada?
Tidak. Setiap SKU harus unik dan belum terdaftar di sistem. Jika SKU sudah terdaftar, sistem akan menampilkan error "SKU sudah terdaftar di sistem". Gunakan SKU yang berbeda untuk varian baru.
Apa yang terjadi jika sebagian produk lolos validasi dan sebagian tidak?
Sistem memisahkan produk menjadi Produk Sesuai dan Produk Tidak Sesuai. Anda hanya dapat mengimport Produk Sesuai. Untuk produk yang gagal, perbaiki data di file template, lalu klik Import Ulang untuk mengunggah file yang sudah diperbaiki.
Kenapa ada kolom yang wajib sama untuk semua varian dalam satu produk?
Karena di WMS Biteship, beberapa atribut seperti deskripsi, kategori, tanggal kedaluwarsa, packaging, dan dimensi ditetapkan di level produk, bukan di level varian. Semua varian dalam satu produk berbagi atribut tersebut, sehingga nilainya harus konsisten di seluruh baris yang mewakili produk yang sama.
Kesimpulan
Fitur import produk di WMS Biteship mempermudah pendaftaran produk dalam jumlah banyak sekaligus dan menghemat waktu dibandingkan input manual satu per satu. Pastikan Anda mengisi template dengan data yang benar dan konsisten agar proses import berjalan tanpa error.
Jika Anda masih mengalami kendala saat melakukan import produk atau ada error yang tidak dapat diselesaikan, silakan hubungi tim support Biteship melalui email di support@biteship.com atau melalui live chat yang tersedia di dashboard Fulfillment Biteship.