Kesalahan dalam pemrosesan pesanan dapat menyebabkan keterlambatan, retur, dan ketidakpuasan pelanggan. Oleh karena itu, warehouse Biteship menerapkan berbagai langkah dan sistem untuk memastikan setiap pesanan diproses dengan akurat dan efisien. Berikut adalah tahapan dan metode untuk meminimalkan kesalahan dalam pemrosesan pesanan.
1. Verifikasi Data Pesanan Sebelum Pemrosesan
- Setiap pesanan yang masuk ke sistem warehouse harus diperiksa untuk memastikan informasi yang tercatat benar.
- Detail yang perlu diverifikasi:
- Nama penerima dan alamat pengiriman harus lengkap dan sesuai format standar.
- Jenis barang, jumlah pesanan, dan varian (warna, ukuran, dll.) harus sesuai dengan permintaan pelanggan.
- Metode pengiriman dan kurir yang dipilih harus sesuai dengan layanan yang tersedia.
- Sistem otomatis Biteship membantu memverifikasi pesanan sebelum masuk ke tahap picking.
2. Penerapan Teknologi Barcode dan Pemindaian (Scanning System)
- Setiap produk di warehouse dilengkapi dengan barcode unik yang terhubung ke sistem manajemen gudang (WMS - Warehouse Management System).
- Saat melakukan proses picking (pengambilan barang), operator warehouse harus memindai barcode untuk memastikan barang yang diambil sesuai dengan pesanan.
- Barcode juga digunakan dalam tahap packing (pengemasan) untuk mencocokkan barang sebelum dikemas.
- Dengan sistem ini, kesalahan akibat kesalahan manusia (human error) dapat dikurangi secara signifikan.
3. Pengambilan Barang yang Sistematis dan Akurat (Picking Process)
- Operator warehouse diberikan pick list yang dihasilkan secara otomatis oleh sistem.
- Pick list berisi informasi detail mengenai lokasi barang di warehouse, jumlah yang harus diambil, dan spesifikasi produk.
-
Metode picking yang digunakan:
- Batch Picking: Mengambil beberapa pesanan sekaligus untuk efisiensi.
- Zone Picking: Setiap operator bertanggung jawab atas satu area tertentu di warehouse.
- Wave Picking: Mengelompokkan pesanan berdasarkan jadwal pengiriman.
- Setelah barang diambil, operator wajib memindai barcode produk untuk memastikan keakuratan.
4. Pengecekan Ganda Sebelum Pengemasan (Quality Control & Packing)
- Setelah barang dikumpulkan, tim Quality Control (QC) akan melakukan pengecekan sebelum barang dikemas.
- Pengecekan meliputi:
- Apakah jumlah barang sesuai dengan pesanan?
- Apakah spesifikasi barang (warna, ukuran, model) benar?
- Apakah ada cacat atau kerusakan pada barang?
- Setelah lolos QC, barang masuk ke tahap packing:
- Produk dikemas sesuai standar (misalnya menggunakan bubble wrap untuk barang rapuh).
- Label alamat pengiriman ditempelkan dengan jelas.
- Sistem secara otomatis memperbarui status pesanan ke "Siap Dikirim".
5. Pengelolaan Stok yang Akurat untuk Mencegah Kekeliruan
- Kesalahan sering terjadi akibat ketidaksesuaian antara stok fisik dan stok dalam sistem.
- Untuk menghindari masalah ini, Biteship menerapkan:
- Pembaruan stok secara real-time setelah setiap transaksi.
- Cycle Counting (penghitungan stok berkala) untuk memastikan keakuratan data.
- Pemisahan area penyimpanan untuk menghindari kesalahan dalam mengambil barang yang mirip.
6. Label dan Pengiriman yang Tepat Sasaran
- Setelah barang dikemas, label pengiriman dicetak dan ditempelkan dengan benar.
- Kurir akan melakukan pemindaian barcode saat mengambil paket untuk memastikan paket yang dikirim sesuai dengan daftar pengiriman.
- Sistem Biteship secara otomatis memperbarui status pesanan menjadi "Dalam Pengiriman" (In Transit), dan pelanggan akan menerima nomor resi untuk pelacakan.
7. Pemantauan Pesanan dan Notifikasi ke Pelanggan
- Pelanggan akan menerima notifikasi melalui email atau SMS ketika pesanan dikirim.
- Sistem memungkinkan pelanggan untuk melacak pesanan secara real-time.
- Jika ada kendala dalam pengiriman, pelanggan bisa segera menghubungi customer support Biteship.
8. Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan
- Setiap kesalahan yang terjadi dicatat dalam sistem untuk dianalisis.
- Warehouse melakukan pertemuan berkala untuk mengidentifikasi penyebab kesalahan dan mencari solusi.
- Tim warehouse diberikan pelatihan rutin untuk meningkatkan ketelitian dan efisiensi dalam pemrosesan pesanan.
Kesimpulan
Untuk memastikan pesanan diproses tanpa kesalahan, warehouse Biteship menerapkan sistem manajemen berbasis teknologi, pengecekan ganda di setiap tahap, dan pemantauan stok yang akurat. Dengan proses yang sistematis, kami dapat mengurangi kesalahan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Butuh Bantuan Lebih Lanjut?
Jika Anda mengalami kendala dalam pemrosesan pesanan atau ingin mengetahui lebih lanjut mengenai layanan warehouse Biteship, silakan hubungi tim kami melalui support@biteship.com.