Stok opname adalah proses pengecekan fisik persediaan barang di gudang untuk memastikan kesesuaian dengan data yang tercatat dalam sistem. Dengan melakukan stok opname secara rutin, Anda dapat mencegah selisih stok dan menjaga akurasi inventaris barang di warehouse Biteship.
Langkah-langkah Melakukan Stok Opname
1. Persiapan Sebelum Stok Opname
Sebelum memulai proses stok opname, pastikan Anda telah melakukan persiapan berikut:
- Tetapkan jadwal stok opname secara berkala (misalnya bulanan, triwulanan, atau tahunan).
- Siapkan daftar stok barang terbaru yang diunduh dari sistem Biteship.
- Gunakan alat bantu pencatatan seperti barcode scanner, spreadsheet, atau aplikasi stok opname.
- Pastikan area gudang dalam kondisi rapi dan mudah diakses untuk memudahkan proses pencatatan.
- Tunjuk tim khusus yang bertanggung jawab dalam proses pencatatan dan verifikasi stok.
2. Proses Pencatatan Stok Barang
Berikut langkah-langkah mencatat stok secara akurat:
-
Tentukan metode stok opname:
- Stok opname penuh: Menghitung seluruh barang di gudang.
- Stok opname parsial: Menghitung barang tertentu berdasarkan kategori atau area gudang.
- Pisahkan barang yang rusak atau kadaluarsa untuk diperiksa lebih lanjut.
- Gunakan barcode scanner atau aplikasi untuk mempercepat proses verifikasi.
- Catat jumlah fisik setiap barang dan bandingkan dengan data di sistem Biteship.
- Tandai barang yang memiliki perbedaan jumlah untuk dianalisis lebih lanjut.
- Laporkan hasil pencatatan ke sistem Biteship dan lakukan rekonsiliasi jika ditemukan selisih.
3. Analisis dan Penyelesaian Selisih Stok
Jika ditemukan perbedaan antara stok fisik dan stok sistem, lakukan langkah berikut:
- Periksa ulang penghitungan stok untuk memastikan tidak ada kesalahan pencatatan.
- Identifikasi penyebab selisih, misalnya akibat kesalahan input, kehilangan barang, atau barang rusak.
- Lakukan investigasi lebih lanjut jika ditemukan ketidaksesuaian yang signifikan.
- Perbarui data stok di sistem Biteship setelah memastikan kebenarannya.
- Buat laporan selisih stok untuk dokumentasi dan evaluasi ke depan.
4. Evaluasi dan Perbaikan Proses
Setelah stok opname selesai, lakukan evaluasi untuk meningkatkan akurasi di masa mendatang:
- Buat laporan hasil stok opname, termasuk selisih yang ditemukan dan langkah perbaikannya.
- Tinjau ulang SOP (Standard Operating Procedure) warehouse untuk mengurangi kesalahan pencatatan di masa depan.
- Terapkan sistem pencatatan yang lebih akurat, misalnya dengan teknologi RFID atau sistem manajemen inventaris yang terintegrasi.
- Berikan pelatihan kepada tim warehouse agar lebih teliti dan efisien dalam mencatat stok.
Tips Agar Stok Opname Lebih Efektif
- Lakukan stok opname di luar jam operasional untuk menghindari gangguan dalam pencatatan.
- Gunakan tim audit internal untuk memastikan hasil stok opname lebih objektif.
- Simpan catatan stok opname dengan baik agar dapat digunakan untuk perbandingan di periode berikutnya.
- Otomatiskan proses pencatatan stok dengan sistem digital untuk mengurangi human error.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat memastikan bahwa stok barang di warehouse Biteship selalu akurat dan terkelola dengan baik.
Jika Anda mengalami kendala atau membutuhkan bantuan lebih lanjut, silakan hubungi support@biteship.com. 😊