Fitur Return di WMS Biteship memungkinkan Anda memproses pengembalian barang dari pelanggan secara terstruktur. Setiap return yang dibuat akan melewati lima tahapan yang wajib diselesaikan secara berurutan: input nomor resi, unggah dokumentasi unboxing, pemeriksaan QC, konfirmasi pelanggan, dan pembuatan transfer untuk memasukkan kembali barang ke stok gudang.
Proses ini dirancang agar setiap pengembalian barang terdokumentasi dengan baik melalui foto dan video, serta mendapatkan persetujuan dari pelanggan sebelum barang resmi masuk kembali ke inventaris Anda di WMS Biteship.
Artikel ini akan membantu Anda memahami:
- Cara membuat return baru menggunakan nomor resi
- Cara mengunggah dokumentasi foto dan video unboxing
- Cara menyelesaikan proses QC barang yang dikembalikan
- Cara mengirim konfirmasi ke pelanggan dan membuat transfer
- Status return dan artinya
1. Apa Itu Fitur Return di WMS Biteship?
Return adalah proses penerimaan kembali barang yang telah dikirim ke pelanggan namun dikembalikan karena berbagai alasan, seperti barang tidak sesuai pesanan, rusak saat pengiriman, atau pembatalan order. Di WMS Biteship, setiap return diproses melalui alur yang terstandar agar kondisi barang tercatat dan keputusan penerimaan stok dapat diambil secara akurat.
Fitur ini dapat diakses melalui menu Returns di dashboard WMS Biteship pada fulfillment.biteship.com. Pastikan Anda sudah masuk dengan akun yang memiliki akses ke fitur Fulfillment.
2. Alur Proses Return di WMS Biteship
Setiap return melewati lima tahap berikut secara berurutan:
- Nomor Resi: Input nomor resi (AWB) pengiriman asal untuk mengidentifikasi order.
- Dokumentasi: Unggah foto sebelum dan sesudah unboxing, serta video unboxing.
- QC: Periksa kondisi dan kelengkapan barang yang dikembalikan.
- Konfirmasi: Kirim notifikasi ke pelanggan untuk penilaian kondisi barang.
- Transfer: Buat transfer untuk memasukkan barang kembali ke stok gudang.
3. Cara Membuat Return Baru
- Masuk ke fulfillment.biteship.com, lalu pilih menu Returns di navigasi sidebar.
- Klik tombol Buat Retur di halaman Returns.
- Halaman Create Return akan tampil dengan form Input Nomor Resi. Masukkan nomor resi (AWB) pengiriman asal pada kolom Nomor Resi, lalu klik tombol Cek Order.
- Sistem akan mencari data order berdasarkan nomor resi tersebut:
- Jika order ditemukan: Sistem menampilkan detail order dan informasi Lokasi Warehouse yang otomatis terisi dari data order. Pastikan informasi yang tampil sudah benar, lalu klik tombol Lanjut ke Dokumentasi.
- Jika order tidak ditemukan: Sistem menampilkan modal untuk memilih lokasi warehouse secara manual. Pilih lokasi gudang yang sesuai, lalu lanjutkan.
- Jika nomor resi untuk pengiriman return berbeda dengan nomor resi asal (misalnya menggunakan AWB baru dari kurir untuk retur), centang opsi Nomor Resi Return Berbeda dan isi kolom Nomor Resi Return yang muncul.
- Klik Lanjut ke Dokumentasi. Sistem akan membuat return dan secara otomatis mengarahkan Anda ke halaman detail return untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
4. Tahap 2: Unggah Dokumentasi Unboxing
Pada tahap Dokumentasi, Anda wajib mengunggah tiga jenis media sebagai bukti kondisi barang yang diterima:
- Unggah Foto Sebelum Unboxing: Ambil foto paket sebelum dibuka untuk mendokumentasikan kondisi awal kemasan yang diterima.
- Unggah Record Unboxing Video: Rekam video proses membuka paket dari awal hingga isi paket terlihat.
- Unggah Foto Setelah Unboxing: Ambil foto produk setelah paket dibuka untuk mendokumentasikan kondisi barang di dalam.
- Setelah ketiga media berhasil diunggah, tombol Lanjutkan ke QC akan aktif. Klik tombol tersebut untuk melanjutkan ke tahap QC.
Catatan: Jika salah satu dari ketiga media belum diunggah, sistem menampilkan pesan peringatan dan tombol Lanjutkan ke QC tidak dapat diklik.
5. Tahap 3: Pemeriksaan QC Barang
Pada tahap QC, Anda memeriksa kesesuaian dan kondisi barang yang dikembalikan dengan data order asli.
- Di halaman QC Retur AWB, periksa daftar produk yang seharusnya ada dalam paket retur berdasarkan order asli.
- Tentukan hasil pemeriksaan:
- Jika barang yang diterima sesuai dengan order asli (jenis, jumlah, dan kondisi baik), centang opsi Produk yang diterima sama.
- Jika terdapat perbedaan (jumlah kurang, produk berbeda, atau kondisi tidak baik), perbarui data item pada tabel QC sesuai kondisi aktual yang diterima.
- Jika tidak ada item yang perlu diperiksa (misalnya kondisi tidak memungkinkan), pilih opsi N/A.
- Jika ada perbedaan atau kerusakan, isi kolom alasan (reason) dengan penjelasan singkat.
Klik tombol untuk menyelesaikan QC. Sistem akan menyimpan hasil QC dan melanjutkan ke tahap Konfirmasi.
6. Tahap 4: Konfirmasi Pelanggan
Setelah QC selesai, Anda perlu mengirimkan notifikasi kepada pelanggan agar mereka dapat menilai kondisi barang yang dikembalikan. Penilaian pelanggan wajib diselesaikan sebelum transfer dapat dibuat.
- Di halaman Konfirmasi Pelanggan, Anda dapat melihat detail informasi pelanggan yang terkait dengan order return ini.
- Kirim notifikasi kepada pelanggan menggunakan salah satu cara berikut:
- Klik tombol Kirim notifikasi email untuk mengirimkan email berisi tautan penilaian ke alamat email pelanggan.
- Klik tombol Kirim WhatsApp untuk membuka WhatsApp dengan pesan yang sudah berisi tautan penilaian.
- Setelah notifikasi terkirim, halaman menampilkan status Menunggu Penilaian dari Customer. Pelanggan akan mengklik tautan yang dikirimkan dan memberikan penilaian kondisi barang melalui halaman khusus di luar dashboard.
- Setelah pelanggan menyelesaikan penilaian, status berubah menjadi Penilaian dari Customer Selesai dengan keputusan: APPROVED, REJECTED, atau PARTIAL. Tombol Lanjutkan ke Transfer akan aktif.
- Klik Lanjutkan ke Transfer untuk melanjutkan ke tahap akhir.
Catatan khusus: Jika Anda perlu mengirim ulang notifikasi karena pelanggan tidak menerima email, klik tombol Kirim Ulang Email yang tersedia di bagian bawah halaman setelah email pertama terkirim.
7. Tahap 5: Membuat Transfer
Tahap terakhir adalah membuat Transfer agar barang retur yang sudah diverifikasi dapat masuk ke stok gudang.
- Di halaman tahap Transfer, Anda dapat melihat ringkasan return pada kartu Return Summary.
- Pada kartu Buat Transfer, pastikan pesan konfirmasi "Semua validasi telah selesai" sudah tampil. Klik tombol Buat Transfer.
- Sistem akan membuat Transfer secara otomatis. Setelah berhasil, halaman akan kembali ke daftar Returns dan return Anda kini memiliki Transfer ID yang terhubung.
Setelah Transfer dibuat, return dianggap selesai dan tidak dapat diubah lagi. Barang akan diproses oleh tim gudang melalui alur Bagging dan Putaway sesuai proses Transfer pada umumnya.
8. Memahami Status Return
| Status | Keterangan |
|---|---|
| Ditemukan | Barang retur berhasil ditemukan dan diidentifikasi berdasarkan nomor resi. |
| Tidak Ditemukan | Nomor resi tidak ditemukan di sistem. Return tetap dapat dibuat dengan memilih lokasi warehouse secara manual. |
| Belum di QC | Dokumentasi sudah diunggah namun proses QC belum selesai dilakukan. |
| QC Sukses | Proses QC telah selesai dan barang dinyatakan sesuai. |
| QC Gagal | Proses QC selesai namun barang dinyatakan tidak sesuai atau dalam kondisi buruk. |
| Menunggu Konfirmasi | Notifikasi sudah dikirim ke pelanggan dan sedang menunggu respons penilaian. |
| Terkonfirmasi | Pelanggan sudah memberikan penilaian dan proses dapat dilanjutkan ke pembuatan Transfer. |
9. Tips Agar Proses Return Berjalan Lancar
- Siapkan dokumentasi lengkap sebelum memulai: Pastikan Anda sudah memiliki foto kondisi kemasan (sebelum dan sesudah dibuka) serta video unboxing sebelum mengklik Create Return. Ketiga media ini wajib ada sebelum proses dapat dilanjutkan ke QC.
- Pastikan nomor resi yang diinput benar: Nomor resi digunakan untuk mencocokkan data order. Jika resi salah diinput, data produk tidak akan tampil dan lokasi warehouse perlu dipilih secara manual.
- Pantau status penilaian pelanggan: Setelah notifikasi dikirim, Anda dapat refresh halaman Return Detail untuk memeriksa apakah pelanggan sudah memberikan penilaian. Jika belum ada respons dalam waktu lama, gunakan tombol Kirim Ulang Email atau kirim ulang melalui WhatsApp.
- Jangan tutup halaman di tengah proses: Setiap langkah disimpan secara otomatis. Jika proses terputus, Anda dapat melanjutkan dari tahap terakhir yang sudah selesai dengan membuka return yang sama dari menu Returns.
10. FAQ Tentang Fitur Return di WMS Biteship
Apakah return bisa dibuat jika nomor resi tidak ditemukan di sistem?
Ya. Jika nomor resi tidak ditemukan, sistem akan menampilkan modal untuk memilih lokasi warehouse secara manual. Return tetap dapat diproses, namun data order asli tidak akan otomatis terisi.
Apa yang terjadi jika nomor resi sudah pernah dibuatkan return sebelumnya?
Sistem akan menampilkan pesan "Waybill ini sudah pernah dibuat returnya" beserta tombol Lihat Return Yang Sudah Ada untuk langsung membuka detail return tersebut. Satu nomor resi hanya dapat dibuatkan satu return.
Apakah ketiga media (foto dan video) wajib diunggah?
Ya. Foto sebelum unboxing, video unboxing, dan foto setelah unboxing adalah wajib. Tombol untuk melanjutkan ke QC tidak akan aktif sebelum ketiganya berhasil diunggah dan terverifikasi di server.
Berapa lama pelanggan harus memberikan penilaian?
Tidak ada batas waktu teknis yang ditetapkan di sistem. Namun, jika pelanggan belum memberikan respons, Anda dapat mengirim ulang notifikasi email atau WhatsApp kapan saja dari halaman Konfirmasi.
Apakah return bisa diubah setelah Transfer dibuat?
Tidak. Setelah Transfer berhasil dibuat, seluruh data return terkunci dan tidak dapat diubah lagi. Pastikan semua informasi sudah benar sebelum mengklik tombol Buat Transfer.
Apakah stok langsung bertambah setelah Transfer dibuat dari return?
Belum langsung. Stok akan bertambah setelah tim gudang menyelesaikan proses Bagging dan Putaway pada Transfer yang dibuat dari return tersebut. Untuk memantau prosesnya, buka Transfer terkait melalui tombol yang tersedia di halaman detail return.
Apa yang harus dilakukan jika ada masalah dalam proses return?
Hubungi tim support Biteship melalui email support@biteship.com dengan menyertakan nomor resi dan nomor Return ID yang bermasalah.
Kesimpulan
Fitur Return di WMS Biteship menyediakan alur yang terstruktur untuk memproses setiap pengembalian barang dari pelanggan, mulai dari verifikasi nomor resi, dokumentasi kondisi barang, pemeriksaan QC, konfirmasi pelanggan, hingga memasukkan kembali barang ke stok gudang melalui Transfer. Dengan mengikuti setiap tahap secara lengkap, proses return menjadi lebih transparan, terdokumentasi, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Jika Anda mengalami kendala dalam proses return atau membutuhkan bantuan lebih lanjut, jangan ragu menghubungi tim support Biteship melalui support@biteship.com atau melalui fitur Bantuan di dashboard WMS Biteship.